Llevar adelante un emprendimiento requiere que además de tu intuición empresaria, sepas gestionar ciertas herramientas básicas que te permitirán administrar y planificar tu empresa de forma ordenada, integrando las necesidades de cada área dentro de un plan general de desarrollo de tu actividad.
Gestionar una empresa requiere saber administrar los recursos existentes, sus flujos y aquellos previstos que se generarán, y para ello es indispensable observar en todo momento estas herramientas básicas de gestión:
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Presupuesto de ingresos y egresos General y por áreas
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Cashflow
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Punto de equilibrio económico y financiero
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Gestión de Stock
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Estado de resultados y patrimonial
1.Presupuesto de ingresos y egresos General y por áreas
Las empresas definen objetivos dentro de cada año, semestre, trimestre, o incluso en mediano y largo plazo, lo cual será el marco general dentro del cual cada área deberá planificar sus necesidades de recursos para cumplir con los objetivos que planteó la Dirección.
Cada área debe planificar con la mayor antelación posible las necesidades económicas y de recursos, lo cual se traducirá en necesidades financieras que se plasmarán en el casflow.
Los presupuestos de cada área, serán integrados de un presupuesto general y deberán ser analizados periódicamente para conocer desvíos, sub/sobre utilización, o si es necesario ampliarlos, sobre todo en contextos de gran inflación, donde hay muchos factores a tener en cuenta en la gestión de los mismos.
2. Cashflow
El cashflow te permitirá plasmar y observar los flujos de fondos previstos que ingresarán y egresarán de tu empresa.
Es una de las herramientas más importantes para tener una administración ordenada, ya que podrás utilizarla para planificar los pagos a proveedores (por ende impactará en la negociación de compras), bancos, sueldos, impuestos y otras necesidades de caja que pueda tener la empresa.
Con una simple planilla de excel, podrás ver en qué día de la semana, mes o semestre, tu flujo de caja será negativo y deberás gestionar nuevos fondos, o posponer otras obligaciones, para hacer frente a los egresos, o bien será positivo y podrás aplicarlos a otras necesidades de la Organización.
Es de suma utilidad, sobre todo para aquellas empresas que gran parte de su flujo de fondos se encuentra diferidos por cobrar a través de cheques, y asimismo por entregar cheques diferidos, que venden a través de tarjetas de crédito con cobros diferidos.
3. Punto equilibrio económico y financiero
Sin conocer con precisión tus gastos y costos fijos y variables, es imposible planificar acciones comerciales para lograr las ventas necesarias que permitan alcanzar un punto de equilibrio donde las unidades (equilibrio económico) o los ingresos (equilibrio financiero), permitan igualar tus costos, y a partir de ese momento tu negocio comience generar rentabilidad.
Para establecer el punto equilibrio, otro elemento que es fundamental conocer es el Margen de contribución.
El margen de contribución es el resultado de restar los costos variables al precio de venta. Otra forma de entender este concepto es como el sobrante de los ingresos en relación a los costes variables. Este excedente debe ser suficiente para cubrir tanto los costes fijos como la ganancia o utilidad esperada.
¿Por qué es tan importante conocer el punto de equilibrio económico y financiero de mi empresa?
- Te permitirá conocer cuantas unidades y cuanto en $$$, necesitás vender para cubrir tus costos y gastos.
- Dimensionar la estructura y áreas necesarias de tu empresa.
- Evaluar si tu plan de negocios es viable, si es rentable, y si la estructura planificada es acorde a tu situación actual
- Saber si es necesario conseguir mayor financiación, ampliar áreas, optimizar procesos o incluso reducir estructura del negocio.
- Fórmula punto de equilibro unidades (económico)
- Fórmula punto de equilibro financiero
4. Estado de resultados y patrimonial
Estos estados económicos nos permitirán conocer los resultados que nos arrojó la operatoria de nuestra empresa en un determinado período, y la posición de activos, pasivos y el patrimonio neto resultante a una determinada fecha.
Conocer con que recursos (activos) y que obligaciones (pasivos) permitirán darle un marco de viabilidad al cashfow, al presupuesto general y lograr los objetivos de la empresa.
5. Gestión de Stock.
Tanto para una empresa de venta de bienes, como para servicios, conocer aspectos relevantes del stock de bienes (antigüedad, obsolescencia, costos de compra, cantidad, rotación), y stock/administración de horas (seniority o expertise, proyectos disponibles, horas incurridas, costos, horas disponibles), permitirán establecer políticas y acciones comerciales que posibiliten optimizar la gestión de los stock y generar flujos de fondos adecuados para la empresa.
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